La pipeline completa di automazione documenti
Step 1: Trigger
La pipeline inizia quando succede qualcosa. Un nuovo cliente viene aggiunto al CRM. Un form viene compilato. Un nuovo assunto viene aggiunto al sistema HR.
Step 2: Compilazione template
Hai un template master con segnaposto: {{nome_cliente}}, {{indirizzo_azienda}}, {{valore_mensile}}. L'automazione preleva quei valori dal CRM e compila il template automaticamente. Risultato: un documento personalizzato, pronto per la firma, in secondi.
Step 3: Invio per firma elettronica
Il documento compilato va a DocuSign o SignNow via API. Il destinatario riceve un'email con firma one-click. Non tocchi nulla.
Step 4: Follow-up automatici
Dopo 48 ore senza firma, il sistema invia un promemoria automatico. Dopo 5 giorni, escalation: l'account manager riceve notifica per un follow-up personale.
Step 5: Azioni post-firma
Contratto firmato? L'automazione innesca una catena di azioni successive: PDF salvato nella cartella giusta su Drive, CRM aggiornato, team finance notificato, email di benvenuto inviata al cliente.
La generazione automatica di documenti non sostituisce la revisione legale. I template devono essere redatti e approvati da un avvocato. Quello che automatizziamo è la personalizzazione e la consegna, non la sostanza legale. Sistema il template una volta; automatizza l'esecuzione per sempre.